michelle, на мен ми прилича малко на развален телефон цялата работа. Вие разговаряте с няой служител в "Двореца", нали? Имам чувството, че и те не са наясно какво точно ще се случва там и на основание на чути-недоразбрани неща и догадки ти правят някакви половин изречения.
Другата двойка щом има разрешение от общината и няма нужда да заплаща такса - ще използва градините със и без вашите платени такси (каквото и да ти говорят отсреща, няма такъв случай в който да имат разрешение от висока инстанция и да се надяват на някой да им плати таксите). Ако, обаче, нямаха разрешение - в Двореца щяха да си получат таксите и от вас и от тях, най-вероятно (в краен случай щяхте да си ги поделите наполовина).
Това за засичането из градините, според мен е застраховка от страна на Двореца, с което показват просто, че другата двойка ще бъде с приоритет при подреждане на програмата за деня. т.е. ако и двете двойки искате едно и също по едно и също време, управата на Двореца ще толерира другата двойка, ако не може да се намери друго разрешение.
Моят съвет е първо да се успокоиш, да погледнеш на нещата малко "отстрани", доколкото ти е възможно предвид емоциите, и да се опиташ да установиш контакт с другата двойка или техния организатор, за да провериш дали може всички да получат каквото искат без да има жертви

но не разчитай на диалог през "Двореца", защото те са трета страна в цялата ситуация, при това необективна.
Успех, и не се отказвай преди да си проверила всички варианти!